Automatiseren heeft niets met technologie te maken

Wanneer we met eigenaars of managers van bedrijven spreken, komt er steeds een gemeenschappelijk thema naar boven: “We hebben het te druk! Onze klanten gaan voor”

En toch, volle inboxen, herhalende taken en workarounds blijven zich opstapelen. En dat is precies wat vertraagt. Dus ja, je helpt je klant maar niet zo snel en goed als je zou kunnen. En daardoor mis je de kans om te groeien, simpelweg omdat er geen ruimte lijkt te zijn voor meer werk.

Dit is waar automatisering veel kan helpen en een echte impact kan hebben.

Om maar meteen duidelijk te zijn: automatiseren draait niet alleen een stukje techniek. Het is een strategische keuze, waar meer bij komt kijken!

Voor veel bedrijven, hoe klein of groot ze ook zijn, is de uitdaging niet een gebrek aan ideeën. Het is een gebrek aan tijd en middelen.

Budgetten zijn krap en er is geen ruimte voor grootschalige IT-projecten of dure platforms. Toch wordt de druk om efficiënt te blijven, klanten snel te bedienen en concurrerend te blijven steeds groter. Dit is precies waar slimme automatisering het verschil kan maken.

In plaats van meer mensen aan te nemen of te investeren in zware infrastructuur, kunnen bedrijven repetitieve taken automatiseren, handmatige handelingen verminderen en elke week uren vrijmaken en dat allemaal zonder grote initiële kosten.

Hoe vraag je je misschien af? De sleutel is om te identificeren wat jouw echt tijd kost en om manieren te vinden om juist die dingen te verbeteren! Je hebt geen grote IT-afdeling nodig. Je hebt de juiste begeleiding nodig en een praktische aanpak die is afgestemd op jouw bedrijf.

Automatiseren begint met begrijpen

Echt automatiseren begint niet met tools. Het begint met duidelijkheid.

Voordat er iets wordt geautomatiseerd, moeten we het werkelijke proces begrijpen: welke stappen erbij betrokken zijn, wie er verantwoordelijk is, waar de vertragingen vandaan komen en hoe beslissingen vandaag de dag worden genomen.

Vaak zijn deze details niet goed gedocumenteerd. Mensen vertrouwen op hun geheugen, gewoontes of Excel-sheets die op kantoor worden doorgegeven.

Dat is waar externe hulp van belang is.

Wanneer we met klanten werken, begint het niet met het aanbevelen van software. Het begint met het in kaart brengen van hoe het werk echt door een bedrijf stroomt. Dit houdt in dat er wordt gesproken met de mensen die het werk doen, dat de overdrachten worden geobserveerd en dat de handmatige stappen die de zaken vertragen worden geïdentificeerd.

In bijna elk bedrijf blijkt dat er taken zijn die dagelijks of wekelijks worden herhaald en onnodige vertraging veroorzaken. Of het nu gaat om het overtypen (of kopiëren/plakken) van (klant)gegevens tussen systemen (klinkt bekend?), het doorsturen van documenten per e-mail of het handmatig controleren van bestellingen, dit zijn tekenen van onbenut potentieel.

Zodra we het volledige plaatje begrijpen, worden de mogelijkheden voor automatisering duidelijk en vooral zinvol.

Wanneer het technisch is, kan AI helpen sneller te werken

Wanneer automatisering de juiste oplossing is, kunnen moderne hulpmiddelen, waaronder AI, het makkelijker en goedkoper dan ooit maken: automatiseren met hulp van AI.

Je hebt geen enorme investering nodig om te beginnen. Tools zoals documentherkenning, slimme antwoorden op e-mails en automatische herinneringen kunnen je team al werk uit handen nemen. AI kan helpen bij het classificeren van verzoeken, het markeren van uitzonderingen of zelfs suggesties doen voor volgende stappen in de communicatie met klanten.

Dit zijn geen futuristische gimmicks. Het zijn echte, beschikbare oplossingen die kleine bedrijven al gebruiken om hun activiteiten te versnellen.

Maar, om het nog maar eens te herhalen, technologie is nooit de eerste stap! Het proces en de mensen komen eerst.

Daarna ontwerpen we de automatisering om hen te ondersteunen - niet andersom.

Ons advies?

Als je een bedrijf runt en voortdurend het gevoel hebt achter te lopen, vraag dan niet:

“Welke tool heb ik nodig?” Vraag in plaats daarvan: “Wat kost me teveel tijd en hoe kan ik het slimmer doen?”

Dat is waar het team van specialisten van Go Glow jou kan helpen.

Samen ontdekken we de knelpunten in je dagelijkse werk, brengen in kaart wat er kan (en moet) worden verbeterd en passen precies de juiste mate van automatisering toe om jou je tijd terug te geven.